Puheeksi ottaminen

Ihminen kaipaa kipeästi palautetta. Sen huomasin tehdessäni korkeakoulun laatutyötä. Opiskelijat haluavat ohjaajalta palautetta ja työntekijät esimieheltä ja päinvastoin. 

Hyvä esihenkilö jakaa huomiota kaikille tiiminjäsenille ja antaa niin myönteistä kuin kielteistäkin palautetta. Silloin hän on uskottava ja johdonmukainen.

Mistä tietää sitten, että jokin asia pitäisi ottaa puheeksi? Puheeksi ottaminen alkaa jostain havainnosta, joka poikkeaa tavallisesta. Ilahduttavaa on, jos työntekijä on jaksava ja inspiroitunut ja toimii loistavasti kaikin tavoin. Sekin on otettava puheeksi ja annettava myönteinen palaute. 

Kielteinen muutos tai käytös on hankalampi. Vähän kuin lasten nahinaa kuunneltaessa on mietittävä, missä menee raja. Joskus tilanne voi olla ohimenevä tai siihen on jokin pätevä syy. Ei saa olla epäinhimillinen ja itseen kohdistuvaa kielteistä käytöstäkin pitää sietää sopivasti, ei iankaikkisesti. 

Puheeksi ottamiseen on päädyttävä, kun asia alkaa epäilyttää enemmän tai hiertää. Puheeksi ottamiselle on syytä varata aika ja tila, jossa voi keskustella rauhassa. Jos on tarve, voi itselleen hankkia todistajan ja tarjota työntekijälle mahdollisuus käyttää esimerkiksi luottamusmiestä keskustelussa. 

Keskustelun voi aloittaa siten, että kertoo selittäen omista havainnoistaan tai vastaanotetusta palautteesta. Voi myös ilmaista oman huolensa toisen puolesta. Silloin ei naulata, että jokin on automaattisesti fakta vaan esitetään asia ajatuksena, johon voi ottaa kantaa. Siksi onkin hyvä jättää toiselle puheenvuoro ja tilaisuus esittää oma kantansa. Voi itse esittää valmentavia kysymyksiä, miten tilannetta voisi parantaa. Jos on kyse rikkeestä, on luonnollisesti oltava jämäkkä mutta asiallinen ja kerrottava, että kielteisen käytöksen on loputtava. Edellyttäminen on tehokasta. 

Keskustelusta voi laatia muistion, jonka molemmat allekirjoittavat tai joka jää esihenkilölle dokumentoitavaksi. On tärkeä sopia, miten asia jatkuu ja miten sitä seurataan. Voidaan esimerkiksi sopia seuraavan keskustelun ajankohta ja muutoksen askeleet. 

Voihan olla, että toinen ei ole ollenkaan samalla aaltopituudella. Usein oivallus tulee ennen pitkää. Jos ei tule, on harkittava järeämpiä keinoja, kuten suullinen huomautus ja kirjallinen varoitus sekä työsuhteen irtisanominen tai jopa purku. Joskus taas työnohjaus, työterveyslääkäri tai työterveyspsykologi ovat oikea osoite. 

Työpaikka ei ole leikkipaikka, vaan siellä tehdään sitä työtä, joka on työntekijän kanssa sovittu. Työpaikassa on ohjeita ja sääntöjä, joita pitää noudattaa. 

Puheeksi ottaminen kielteisissä tilaneissa on rankkaa, mutta tilanne on käy rankemmaksi, jos asioihin ei puututa. Kuulin taannoin tarkk'ampujan henkäyksestä, joka vedetään juuri ennen ampumista. Joskus itse lähtiessäni vaativaan keskusteluun suljin silmät hetkeksi ja henkäisin ja lähdin tilanteeseen.